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1.   ¿Por qué es importante realizar reestructuración en las compañías?

Varios son los factores que definen la reestructuración de una compañía; entre otros:

• Cambios en la estrategia organizacional.
• Cambios operativos.
• Introducción de nuevos productos.
• Eliminación de líneas de negocio y/o productos o servicios.
• Expansión del negocio a otras geografías.
• Crecimiento.
• Cambios en la escala del negocio.

Así como el entorno de mercado cambia  (entiéndase el mercado como los clientes, la competencia, la regulación, las tendencias sociales, tecnológicas, demás ), la organización debe responder a éste desde la reconfiguración de su funcionamiento organizacional. Esto no se reduce a ajustar un organigrama, va mucho más allá, implica reinterpretar todos los elementos que definen el funcionamiento de la organización: las relaciones entre personas en los equipos de trabajo, volver a definir los niveles de responsabilidad de cada rol y su aporte a los resultados, redefinir el rol y las competencias del liderazgo, revisar cómo los cambios en productividad por aspectos tecnológicos o culturales pueden ser capitalizados para enfocar a las personas en tareas que generen mayor valor.

En ese orden de ideas, podemos decir que la estructura organizacional es dinámica y debe ser revisada de forma continua, porque así es el entorno y la estructura que funcionó hace cinco años puede no ser la más oportuna en el momento actual.

2. ¿Qué factores deben tener en cuenta para implementar una reestructuración? 

Una reestructuración debe tener una vista de múltiples variables críticas: momento organizacional  (crecimiento, estabilidad, crisis ), aspectos culturales como por ejemplo qué tan acostumbrada está la organización a los cambios y qué tan dispuesta está para enfrentar uno nuevo; soporte tecnológico actual, lo que define qué tan preparados estamos para aumentar la productividad en función del provecho que podemos obtener de la tecnología. Entre otros mencionamos algunos factores claves de éxito en un proyecto de reestructuración organizacional:

• Alineación con la estrategia:  diseñar una estructura organizativa ágil y flexible, con capacidad de asumir las exigencias que conlleva la expansión, el crecimiento y los requerimientos internos. Los roles y responsabilidades de cada área están pensados en acercar a la organización a su meta estratégica y no sólo en garantizar las operaciones del día a día.
• Escalabilidad: capacidad de crecimiento para atender el aumento en los volúmenes de clientes existentes y nuevos, además se debe identificar el volumen y la naturaleza de las transacciones actuales y futuras a procesar.
• Centrada en el cliente: capacidad para comprender y responder a los matices específicos de países, regiones o individuos y personalizar las ofertas en consecuencia.
• Adaptabilidad: capacidad de ampliar y mejorar el alcance de la oferta de servicios a través del tiempo.
• Velocidad de respuesta: capacidad de tomar decisiones rápidamente y brindar respuestas inmediatas para los clientes.
• Orientados a procesos: enfoque en procesos core o principales, con la identificación de los propietarios de procesos. Facilitar la gestión de procesos de manera continua y alinearlos con la forma como se organizan las personas para su gestión y operación.
• Linealidad Funcional: capacidad de compartir recursos y gente a través de las unidades.  Considerar gobierno jerárquico y funcional, con base en los procesos y las personas.
• Optimización de costos: reducir los roles y responsabilidades duplicadas, sin salidas o entregas claras, con exceso de responsabilidades o sin gobierno, y así reducir los costos.
• Obligación de rendir cuentas: facilidad con la que cada resultado o entregable puede atribuirse a una persona o a un equipo para abordar seguimiento a la gestión, los resultados y el cambio.

3. ¿Cuáles consejos (5) les daría a las empresas en proceso de reestructuración?

• Toma de decisiones: nuestra experiencia nos demuestra que los proyectos de reestructuración organizacional requieren de un modelo de gobierno que permita tomar decisiones de forma ágil y eficiente, evitando los cuellos de botella causados por las diferentes visiones generadas a la interna de la organización por las estructuras propuestas. De esta forma, el Comité Directivo del Proyecto se compromete a establecer dicho modelo de gobierno, confiriéndole la autoridad para ser el decisor final ante discrepancias internas.
• Criterios de diseño: se deben establecer criterios de diseño claros que sean los pilares sobre los cuales se diseñará la nueva organización. Estos criterios deben estar consensuados antes de empezar el diseño con los directivos. Los criterios establecen las características macro sobre las cuales se detallará toda la organización.
• Comunicación: este tipo de proyectos suelen generar mucha comunicación informal, por lo que es necesario gestionar las expectativas de los empleados de forma proactiva, evitando que los rumores creen un ambiente negativo en la organización.
• Acceso a la información: los proyectos de reestructuración organizacional requieren de un flujo de información constante para que puedan ser ejecutados en tiempo y forma adecuado. Por eso, se debe contar y facilitar oportunamente la información, requerida y necesaria, para todas las etapas y fases del proyecto. Esto incluye información física, digital y acceso a entrevistas personales.
• Apoyarse en expertos que hayan tenido experiencias similares, entiendan el negocio y su contexto interno y externo.
• Evitar la palabra “reestructuración”.

4. ¿Cuáles son los desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas en su proceso de reestructuración?

• Gestionar el cambio siempre será un reto importante. Cualquier cambio a la estructura organizacional genera ansiedad, resistencia y si no es bien administrado, el proceso puede fracasar.
• Trabajar la cultura con mayor intensidad que los aspectos formales de una estructura organizacional.