POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ZETA CONSULTING S.A.S.

1. Objeto y marco legal

Esta política explica cómo ZETA CONSULTING S.A.S. (en adelante, “Zeta”) recolecta, usa, almacena, circula y suprime los datos personales que trata. También explica cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.

Se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las normas que los modifiquen o reemplacen.

Esta versión reemplaza la Política de Privacidad publicada por Zeta en 2022.

2. Responsable del tratamiento

Zeta es la responsable del tratamiento de los datos personales que recoge para sus propias finalidades.

3. Definiciones

Estos términos se usan con el sentido que les da la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita del responsable que informa al titular sobre la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.

Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: envío de datos personales a un receptor que también es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

4. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los datos personales que Zeta trata, sin importar el canal por el que los reciba: sitio web, WhatsApp, correo electrónico, teléfono, reuniones o documentos.

Cubre los datos de clientes, prospectos, participantes de Zeta Academy, proveedores, empleados y contratistas. También aplica cuando Zeta trata datos personales como encargado de un cliente (sección 6).

5. Datos que tratamos y finalidades

Zeta trata solo los datos necesarios para cada relación y únicamente para las finalidades que se indican a continuación.

Comunicaciones comerciales. Zeta solo envía información sobre sus servicios, publicaciones o eventos a quien lo haya autorizado expresamente. El titular puede pedir en cualquier momento que no le envíen más.

Zeta no vende ni comercializa datos personales.

6. Zeta como encargado en proyectos contratados

Cuando un cliente contrata un proyecto, puede entregar a Zeta datos personales de sus propios titulares, por ejemplo los de su nómina. En ese caso el cliente es el responsable del tratamiento y Zeta actúa como encargado.

Zeta trata esos datos solo para ejecutar el proyecto contratado y según las instrucciones del cliente. No los usa para fines propios ni los comparte con terceros, salvo lo que permita el contrato. Al terminar el proyecto, los devuelve o los suprime según lo pactado.

Las condiciones se fijan en el contrato con el cliente, que incluye las cláusulas de transmisión de datos personales previstas en el Decreto 1074 de 2015. El cliente es quien debe contar con la autorización de sus titulares para entregar los datos.

Si un titular presenta ante Zeta una consulta o un reclamo sobre esos datos, Zeta lo traslada al cliente responsable y le informa al titular quién es el responsable.

7. Sitio web y canales digitales

Formulario de contacto. Recoge los datos de los prospectos indicados en la sección 5. Junto al formulario se muestra este aviso: “Al enviar este formulario autoriza a Zeta Consulting S.A.S. a tratar sus datos para responder su solicitud, según nuestra Política de tratamiento de datos personales”. Las solicitudes llegan al correo info@zetaconsulting.com.co.

WhatsApp. El botón de WhatsApp del sitio abre una conversación con la cuenta de WhatsApp Business de Zeta. Los datos que comparta el titular se tratan con las finalidades de los prospectos. WhatsApp es un servicio de Meta (sección 10).

Analítica y cookies. El sitio usa Google Analytics para medir las visitas de forma agregada: páginas vistas, origen de las visitas y tipo de dispositivo. Para eso usa cookies. Zeta no usa esta información para identificar a personas. El visitante puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador.

8. Autorización

Zeta pide la autorización previa, expresa e informada del titular antes de tratar sus datos, salvo en los casos en que la ley no la exige (Ley 1581 de 2012, artículo 10), como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.

La autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular. Enviar el formulario del sitio después de leer el aviso, o escribir por WhatsApp para pedir información, se entiende como autorización para tratar los datos con el fin de responder esa solicitud.

Las finalidades adicionales, como el envío de comunicaciones comerciales, requieren una autorización expresa aparte. Zeta conserva la prueba de la autorización.

El titular puede revocar la autorización en cualquier momento (sección 11), salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

9. Datos sensibles y de menores de edad

Zeta no solicita datos sensibles por sus canales de contacto. Si en algún caso necesita tratarlos, por ejemplo para cumplir obligaciones de seguridad social de un empleado, informará al titular que no está obligado a entregarlos y pedirá su autorización explícita.

Cuando actúa como encargado, trata los datos sensibles que entregue el cliente solo para el proyecto contratado y con medidas de seguridad reforzadas.

Zeta no dirige sus servicios a menores de edad ni recoge intencionalmente sus datos. Si llegara a tratarlos, lo hará respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

10. Transmisiones y transferencias internacionales

Zeta usa proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar datos personales fuera de Colombia. Estos proveedores actúan como encargados de Zeta, por lo que se trata de una transmisión de datos.

Zeta selecciona proveedores que ofrezcan niveles adecuados de protección o cuya operación esté cubierta por las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, conforme a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Zeta no transfiere datos personales a otros responsables, salvo autorización del titular o mandato legal.

11. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.

c) Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Zeta.

e) Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.

12. Área responsable y canales de atención

La Coordinación Administrativa de Zeta atiende las consultas, los reclamos y las solicitudes sobre datos personales. El titular puede comunicarse por correo electrónico a info@zetaconsulting.com.co, por teléfono al +57 310 297 95 23 o por escrito en la Calle 15ª No. 79-153, Medellín, Antioquia, Colombia.

13. Procedimiento de consultas y reclamos

Requisitos de la solicitud. La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular con copia del documento o, si actúa un representante, el poder que lo acredite. También debe indicar qué derecho quiere ejercer, los hechos en que se basa y la dirección física o electrónica para recibir la respuesta. Si hay documentos que soporten la solicitud, deben adjuntarse.

Consultas. Las consultas permiten conocer los datos o el uso que se les ha dado. Zeta responde en un máximo de 10 días hábiles desde la recepción. Si no puede responder en ese plazo, informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar 5 días hábiles adicionales.

Reclamos. Los reclamos permiten pedir la corrección, actualización o supresión de los datos, revocar la autorización o advertir un presunto incumplimiento de la ley. Se tramitan de la siguiente manera.

Si el reclamo está incompleto, Zeta pide completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recepción. Si pasan 2 meses sin que el titular lo complete, se entiende que desistió.

Si Zeta no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles e informa al titular.

Recibido el reclamo completo, Zeta marca los datos con la leyenda “reclamo en trámite” en un máximo de 2 días hábiles.

Zeta responde en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a la recepción. Si no puede hacerlo en ese plazo, informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar 8 días hábiles adicionales.

Agotado este trámite, el titular puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Conservación de los datos

Zeta conserva los datos solo el tiempo necesario para la finalidad con la que los recogió y para cumplir sus obligaciones legales. Las bases de datos permanecen vigentes mientras se mantengan esas finalidades, con estos plazos:

Al vencer el plazo, Zeta suprime los datos o los anonimiza.

15. Seguridad de la información

Zeta protege los datos personales con medidas técnicas, humanas y administrativas en todo su ciclo de vida, desde la recolección hasta la supresión. El acceso a los datos se limita a las personas que los necesitan para cumplir las finalidades de esta política.

Si ocurre un incidente que ponga en riesgo la seguridad de los datos, Zeta lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.

16. Vigencia y cambios a la política

Esta política entra en vigencia el 7 de noviembre de 2026 y reemplaza la Política de Privacidad de 2022.

Cualquier cambio sustancial, como un cambio en las finalidades del tratamiento o en los datos del responsable, se comunicará a los titulares antes de aplicarse. Para eso, Zeta publicará la nueva versión en zetaconsulting.com.co y la enviará por correo electrónico cuando corresponda. Si el cambio afecta las finalidades, Zeta pedirá una nueva autorización.