Mejora tu rentabilidad ¡Revisa el sistema de costos ya!
Si te identificas con alguna de estas situaciones organizacionales, entonces mejora tu rentabilidad ¡Revisa el sistema de costos ya!:
- Poca claridad en la trazabilidad de la información asociada a cada producto, canal, unidad de negocio o cliente.
- Limitada información base para llevar a cabo procesos de optimización.
- Información de costos obsoleta y en desuso.
- Excesivos tiempos en consolidación, depuración y análisis de datos
- Dificultad para distribuir o separar la información de costos de las diferentes unidades de negocio o centros de responsabilidad que den cuenta del valor y la optimización que hacen los líderes.
- Dudas en la justificación de inversiones, gastos, valor del inventario.
- Toma de decisiones basada en corazonadas; dejando de lado variables como la rentabilidad, margen y el costo.
- Procesos de implementación interminables, redundantes y que no terminan de entregar el verdadero valor prometido.
¿Cómo definir el objetivo y tipo de revisión del sistema de costos?
Un sistema de costos se puede definir como un conjunto cálculos que responden a reglas, supuestos y flujos de actividades. Estos facilitan la asociación de resultados financieros, en un periodo determinado, con productos y servicios de una entidad.
Por lo anterior, el sistema de costos debe ser sujeto de revisión periódica, dependiendo de factores, como la naturaleza del sistema, complejidad, requerimientos regulatorios, nivel de subjetividad de reglas y criterios y su importancia organizacional.
Asimismo, la periodicidad de la revisión es clave y como mínimo, el sistema de costos debería evaluarse anualmente, de manera similar a la contabilidad.
El análisis del sistema de costos implica afrontar los siguientes retos:
A continuación, listamos los tipos de revisión que se pueden hacer al sistema de costos. Definimos tres formas de revisión.
No obstante, cada proceso, entidad, consumo de recursos y necesidades de la gerencia, harán particulares los énfasis a revisar:
-
Modelo de distribución de su sistema de costos actual, que le permita y facilite a la Compañía la planeación, control y estimación de costos futuros, de manera que sea una herramienta eficaz, para la medición y el logro de los objetivos.
- Cifras arrojadas (informes) por el sistema y su razonabilidad, asegurarse que la Compañía cuente con un sistema que proporcione información clave para apoyar en la toma de decisiones.
-
Proceso de costos, revisar de manera dimensional el proceso. Lo que implica revisar: actividades, personas, gobierno, riesgos y controles y el sistema de información.
Veámoslo en detalle uno a uno
Revisar el modelo de distribución de su sistema de costos actual
Esta revisión, pretende identificar y evaluar los elementos básicos que componen el cálculo de la cifra de costos:
- Las políticas de registro, clasificación y acumulación de información (costos y gastos) tanto a nivel contable como del sistema de costos
- La estructura de las cuentas de costos y gastos y de los centros de costos (si la hay).
- El cronograma y la periodicidad de cierre del sistema de costos.
- Los productos finales e intermedios, según el portafolio (producto, cliente y canal)
- La caracterización o interrelación de los procesos entre sí y con los objetos de costos identificados.
- El registro y acumulación de información contable y estadística, así como la integración y nivel de automatización.
- Y, por último, la razonabilidad y causalidad en los criterios de distribución que utiliza el sistema
Es así que las empresas que han sido exitosas en la implantación de sistemas de costos han considerado los siguientes factores claves de éxito:
Revisar las cifras arrojadas (informes) por el sistema de costos y su razonabilidad
Revisión del proceso de generación de informes su calidad y valor
Acciones claves:
- En primer lugar, se revisa cómo se administran los parámetros del sistema (responsables, frecuencia de actualización, documentación, entre otros)
- Además, se revisa y analiza el esquema de administración y construcción de informes de resultados
- También, se analiza cómo los reportes se alinean con otros sistemas de información y responden a necesidades de información gerencial.
- Finalmente, se valida que exista un modelo de interpretación de cifras o resultados.
En consonancia con lo anterior, sugerimos las siguientes prácticas de referencia para contar con un modelo de análisis, interpretación y gestión de cifras arrojadas por el sistema de costos:
Revisar el proceso de gestión de costos
Se trata de analizar todas las dimensiones del proceso de costos, tales como: actividades, personas, gobierno, riesgos y controles, sistema de información.
Actividades principales:
Procesos: analizar el flujo de actividades, el alcance, la documentación, la periodicidad de corrida, y estandarización.
Estructura: con foco en el área o persona responsable. Se revisa si la función tiene un gobierno centralizado y la segregación de funciones frente a la asignación de tareas críticas.
Perfil y responsabilidades del analista de costos: son atributos de un buen perfil de costos: conocimiento de la empresa e industria, pensamiento sistémico, creatividad, capacidad de persuadir y cuestionar.
Tecnología. Se revisan entre otros: el tiempo del proceso de corrida y cierre, las herramientas de extracción, transformación y cargue, así como de publicación de resultados. Adicionalmente, se analiza la generación de informes a la medida, los escenarios de predicción y análisis, la periodicidad de la revisión de queries y/o macros que suben al aplicativo.
Gobierno: el sistema debe dar respuesta a las siguientes inquietudes:
Zeta Consulting en cabeza de su gerente general, cuenta con gran experiencia en temas relacionados con el desarrollo de modelos de distribución de costos en diferentes tipos de organizaciones. Sin duda la dedicación y experiencia de nuestros profesionales, nos permite asesorar a nuestros clientes, actuando con la certeza de un conocimiento certificado por grandes instituciones, y que sólo se confieren a aquellos profesionales que realmente tienen la experiencia demostrable en proyectos de asesoría.
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